Forderungsmanagement in SAP.

Mahnverfahren oder Collection Strategy?

FI-CA kennt zwei Wege, Mahnungen zu steuern. Beim klassischen Mahnverfahren werden je Verfahren Mahnstufen definiert und je Stufe Mindestbeträge und Mahnaktivitäten festgelegt; Gebühren laufen über ein Gebührenschema. Eine Mahnaktivität kann beispielsweise eine Mahnsperre auf das Vertragskonto setzen.

Bei der Collection Strategy besteht die Logik aus einer BRFplus-Anwendung und -Funktion, die zur Laufzeit ausgewertet wird. Damit lässt sich der nächste Schritt situativ bestimmen statt starr nach Stufen. Wie das in der Praxis aussieht und wann sich der Umstieg lohnt, beschreibt unser Ratgeber Mahnen nach Collection-Strategie mit BRF+.

Rechtsrahmen: Wann Versorger die Belieferung unterbrechen dürfen

Am Ende der Mahnkette steht bei Energieversorgern oft die Frage nach der Versorgungsunterbrechung. Hier gilt ein Detail, das häufig falsch zitiert wird: § 19 StromGVV (bzw. GasGVV) regelt nur noch die Unterbrechung ohne vorherige Androhung, etwa bei Manipulation. Für Unterbrechungen wegen Nichtzahlung bei Haushaltskunden verweist er auf die §§ 41f und 41g EnWG – und § 41f gilt nach seinem Wortlaut für Haushaltskunden generell, nicht nur in der Grundversorgung.

Im Einzelnen:

• Androhung: Die Unterbrechung ist frühestens vier Wochen nach vorheriger Androhung zulässig. Sie ist unzulässig, wenn ihre Folgen außer Verhältnis zur Schwere der Zuwiderhandlung stehen oder der Kunde glaubhaft darlegt, dass er seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen wird (§ 41f Abs. 1 EnWG).
• Mindestrückstand: Der Rückstand muss das Doppelte der auf den laufenden Kalendermonat entfallenden Abschlags- oder Vorauszahlung erreichen – ohne Abschläge ein Sechstel des voraussichtlichen Jahresrechnungsbetrags – und mindestens 100 Euro betragen. Nicht mitgerechnet werden unter anderem form- und fristgerecht sowie schlüssig beanstandete Forderungen, gestundete Beträge, streitige Preiserhöhungen und Beträge in einem laufenden Schlichtungsverfahren (§ 41f Abs. 3 EnWG).
• Abwendungshinweise: Mit der Androhung muss der Lieferant in Textform über kostenneutrale Möglichkeiten informieren, die Unterbrechung abzuwenden – etwa Zahlungspläne mit Stundung, Energie- oder Schuldnerberatung (§ 41f Abs. 4 EnWG).
• Ankündigung: Der Beginn der Unterbrechung ist acht Werktage im Voraus brieflich anzukündigen (§ 41f Abs. 5 EnWG).
• Abwendungsvereinbarung in der Grundversorgung: Auf Verlangen muss der Grundversorger innerhalb einer Woche ein Angebot mit zinsfreien Monatsraten übermitteln – über sechs bis 18 Monate, bei Rückständen über 300 Euro über mindestens zwölf bis höchstens 24 Monate (§ 41g Abs. 1 EnWG).

Was das für das SAP-System bedeutet

Diese Vorgaben müssen sich im Forderungsprozess wiederfinden: in den Mindestbeträgen und Fristen der Mahnstufen bzw. den Regeln der Collection Strategy, im Inhalt der Androhungs- und Ankündigungsschreiben und im Umgang mit Ratenplänen und Stundungen – denn gestundete und beanstandete Beträge zählen beim Mindestrückstand nicht mit. Wer Mahnwesen und Sperrprozess in FI-CA sauber modelliert, vermeidet unzulässige Sperrandrohungen und reduziert gleichzeitig manuellen Klärungsaufwand.

Genau hier setzen wir an: Auf unserer Leistungsseite Mahnwesen & Forderungsmanagement zeigen wir, wie wir Versorger beim Aufbau und der Optimierung ihrer Forderungsprozesse unterstützen. Die Grundlage dafür beschreibt unsere Seite SAP FI-CA Beratung; Fachbegriffe erklärt unser Lexikon der Energiewirtschaft.

Fazit

Forderungsmanagement in SAP ist mehr als der Mahnlauf: Zahlungslauf, Ratenplan, Stundung, Inkassoabgabe und Klärungsfälle greifen im Vertragskontokorrent ineinander. Für Versorger kommt mit den §§ 41f und 41g EnWG ein enger rechtlicher Rahmen hinzu, der direkt in Customizing und Korrespondenz abgebildet werden muss.

Quellen

• SAP Learning: Performing Dunning by Dunning Procedure (FPVA, FPVB, FPVC, FPM3)
• SAP Learning: Performing Dunning by Collection Strategy (BRFplus)
• SAP Learning: Payment Runs (FPY1)
• SAP Learning: Posting Installment Plans (FPR1)
• SAP Learning: Posting Deferrals (Stundung)
• SAP Learning: Submitting Receivables to Collection Agencies (FPCI, FP03)
• SAP Learning: Processing Clarification Cases (FPCPL)
• § 41f EnWG – Versorgungsunterbrechungen wegen Nichtzahlung bei Haushaltskunden
• § 41g EnWG – Abwendungsvereinbarung in der Grundversorgung
• § 19 StromGVV – Unterbrechung der Versorgung