Wer in SAP FI-CA mahnt, kennt das klassische Mahnverfahren: Mahnstufe 1, 2, 3 — gesteuert über Verzugstage und Beträge, für alle Kunden gleich. Für viele Versorger reicht das nicht mehr: Ein langjähriger Kunde mit einmaligem Zahlungsverzug sollte anders behandelt werden als ein Konto mit chronischen Rückständen. Genau dafür gibt es in FI-CA das Mahnen nach Collection-Strategie.
Dabei steuert nicht mehr ein starres Verfahren den Mahnprozess, sondern ein fachliches Regelwerk: Eine Collection-Strategie besteht aus einer BRFplus-Applikation mit einer BRFplus-Funktion, die zur Laufzeit den nächsten Collection-Step samt Folgeaktivitäten ermittelt — abhängig von der konkreten Situation des Vertragskontos.
Mahnverfahren vs. Collection-Strategie: der Unterschied
Beim Mahnen nach Mahnverfahren bestimmen Verzugstage und Forderungshöhe die Mahnstufe — das Vorgehen ist für alle Konten identisch und eskaliert nach festem Zeitplan. Beim Mahnen nach Collection-Strategie entscheidet die Kontosituation: Scoring, Zahlungshistorie, Kundengruppe und Forderungsart fließen in die Regelauswertung ein. Das Ergebnis ist nicht zwingend die nächste Mahnstufe, sondern der fachlich sinnvollste nächste Schritt — von der freundlichen Zahlungserinnerung per E-Mail bis zur Sperrandrohung.
Wichtig zur Einordnung: Beide Verfahren nutzen dieselben Mahnläufe (Mahnvorschlagslauf FPVA, Mahnaktivitätslauf FPVB) und dieselbe Mahnhistorie. Ob nach Verfahren oder nach Strategie gemahnt wird, hängt an der Konfiguration — ist für einen Buchungskreis die Collection-Gruppierung aktiv, mahnt das System nach Strategie.
Wie BRF+ den nächsten Collection-Step ermittelt
BRFplus (Business Rule Framework plus) ist seit SAP ERP EhP6 die Standard-Rules-Engine für das Mahnen nach Collection-Strategie — das ältere BRF wird nicht mehr empfohlen. Der Fachbereich definiert im BRFplus-Regelwerk Entscheidungstabellen und Regeln: Welche Kriterien werden geprüft, in welcher Reihenfolge, mit welchem Ergebnis.
Der große Vorteil gegenüber hart codierten Eigenentwicklungen: Die Mahnlogik liegt als pflegbares Regelwerk vor, das der Fachbereich nachvollziehen und — mit entsprechendem Berechtigungskonzept — selbst anpassen kann. Und jede Entscheidung wird im BRFplus-Trace dokumentiert: Warum ein Konto einen bestimmten Mahnschritt erhalten hat, lässt sich lückenlos nachweisen — relevant für Revision, Beschwerdemanagement und Regulatorik.
Was bringt das Versorgern konkret?
- Differenzierung nach Kundengruppen: Grundversorgung, Sondervertrag, Gewerbe- und Geschäftskunden lassen sich mit unterschiedlichen Eskalationswegen bedienen — ohne parallele Mahnverfahren zu pflegen.
- Bessere Realisierungsquote: Zahlungswillige Kunden werden früh und günstig erreicht (E-Mail, SMS), während sich teure Maßnahmen wie Sperrprozesse und Inkasso auf die Fälle konzentrieren, die sie wirklich brauchen.
- Weniger Beschwerden: Wer einen Ratenplan bedient oder einen offenen Klärfall hat, bekommt keine unpassende Eskalationsmahnung — die Regeln berücksichtigen den Kontext.
- Geringere Prozesskosten: Der Kanalmix je Situation senkt Portokosten und manuelle Nacharbeit im Backoffice.
- Nachvollziehbarkeit: Der BRFplus-Trace macht jede Mahnentscheidung auditierbar — ein Pluspunkt gegenüber gewachsenen Eigenentwicklungen im Mahnwesen.
Einführung in der Praxis: so gehen wir vor
Der Umstieg vom Mahnverfahren auf die Collection-Strategie ist kein Big Bang, sondern ein strukturiertes Projekt. Bewährt hat sich dieses Vorgehen:
- Analyse des Ist-Mahnwesens: Welche Mahnverfahren, Ausnahmen und Eigenentwicklungen existieren — und welche Fälle laufen heute schief?
- Strategie-Design mit dem Fachbereich: Kundensegmente, Eskalationswege, Kanäle und Sperrlogik als fachliches Regelwerk beschreiben.
- Umsetzung in BRFplus: Entscheidungstabellen und Regeln aufbauen, Collection-Steps und Folgeaktivitäten zuordnen.
- Test mit realen Datenkonstellationen: Massentest der Mahnläufe, Abgleich der Ergebnisse gegen das bisherige Verfahren.
- Aktivierung und Monitoring: Collection-Gruppierung je Buchungskreis aktivieren, Mahnhistorie und BRFplus-Trace laufend auswerten und die Strategie nachschärfen.
Mahnwesen-Expertise von AFM IT Consulting
AFM IT Consulting ist auf SAP IS-U und FI-CA spezialisiert. Wir konzipieren und implementieren Mahn- und Collection-Strategien für Energie- und Versorgungsunternehmen DACH-weit — von der Analyse des bestehenden Mahnwesens über das BRFplus-Regelwerk bis zu Test, Aktivierung und Betrieb. Mehr zu unserem Leistungsspektrum: Forderungsmanagement, Mahnwesen und Inkasso mit SAP FI-CA.
Häufige Fragen
Brauche ich für das Mahnen nach Collection-Strategie zwingend BRFplus?
Praktisch ja: Seit EhP6 ist BRFplus die Standard-Rules-Engine für die Collection-Strategie. Das klassische Mahnen nach Mahnverfahren kommt dagegen ohne BRFplus aus.
Können Mahnverfahren und Collection-Strategie parallel laufen?
Ja — die Steuerung erfolgt je Buchungskreis über die Collection-Gruppierung. So lässt sich der Umstieg schrittweise gestalten, etwa zuerst für ein Teilportfolio.
Ist die Collection-Strategie auch in S/4HANA Utilities verfügbar?
Ja. FI-CA und das Mahnen nach Collection-Strategie stehen in SAP S/4HANA weiterhin zur Verfügung — bestehende Regelwerke sind damit auch ein Baustein der S/4HANA-Transformation und sollten im Migrationsprojekt mit betrachtet werden.